CODUL DE CONDUITĂ ŞI ETICĂ AL URBAN- LOCATO S.R.L

Introducere Scop

Acest Cod de Conduită si Etică conţine liniile directoare generale cu privire la desfăşurarea afacerilor societăţii în concordanţă cu cele mai înalte standarde de etică în afaceri. În măsura în care acest Cod necesita un standard mai ridicat decât cel cerut de practica comercială sau de legile, regulile sau regulamentele aplicabile, noi aderăm la aceste standarde mai înalte. Salariaţii sunt obligaţi se familiarizeze cu politicile societăţii care se refera la activitatea lor.

Prezentul Cod se aplică tuturor angajatilor. Toate persoanele care intră sub incidenta acestui Cod vor fi numite în continuare: angajatii societăţii sau, simplu, angajati.

Societatea are o politică simplă si directă cu privire la normele de conduită şi de comportament pe care trebuie le respecte angajaţii săi atunci când desfăşoară activităţi pentru afacerile societăţii. Aceştia trebuie facă ceea ce este drept (corect), sa respecte toate prevederile legale, aibă un comportament onest şi integru, trateze oamenii corect, respecte diversitatea, accepte responsabilitatea, comunice deschis ş i întotdeauna aibă un comportament ireproşabil. În general, aceste cerinţe sunt menţionate ca etica. Fiecare angajat are obligaţia de a menţine aceste standarde etice ridicate, în orice moment, chiar dacă acest lucru poate duce la pierderea de afaceri pentru societate. Niciunul dintre angajaţi nu trebuie creadă o situaţie compromiţătoare sau ne-etica (care nu respectă normele de etică în afaceri) poate fi justificată prin obţinerea unui rezultat în afacere. Oricine încalcă aceste reguli de conduită ş i comportament poate deveni obiectul unor sancţiuni disciplinare putându-se ajunge pâna la desfacerea disciplinara a CIM şi/sau al unor sancţiuni penale sau civile.

Toţi angajaţii trebuie aplice în activitatea lor cele mai înalte standarde de etică profesională ş i respecte toate legile si reglementările aplicabile pentru afacerile societăţii. Nici un angajat nu are autoritatea de a solicita sau de a aproba orice acţiune care ar încalca legea sau standardele etice. Angajaţii ar trebui evite situaţiile în care cineva se angajează în activităţi care ar putea realiza în mod indirect pentru societate ceea ce societatea nu a putut realiza legal şi etic în mod direct.

Ajutor si informare

Acest Cod nu este destinat a fi un cadru de reglementare global si nu poate aborda orice situatie cu care angajaţii noştri se pot confrunta. În cazul în care un angajat se simte inconfortabil faţă de o anumită situaţie sau are dubii asupra faptului dacă aceasta este în concordanţă cu standardele de etică ale societăţii, el trebuie sa ceară ajutor. Îi încurajăm pe angajaţii noştri ceară mai întâi ajutorul conducerii societății.

Sesizarea încalcării codului

Toti angajaţii au datoria de a raporta orice încălcare cunoscută sau orice suspiciune de încălcare a acestui Cod, inclusiv orice încălcare a reglementărilor legale, regulilor, regulamentelor sau politicilor aplicabile în cadrul societăţii. Dacă un angajat cunoaşte sau suspectează o încălcare a prezentului Cod, acesta trebuie raporteze imediat acest lucru respectiv va contacta Compartimentul Resurse Umane care, împreună cu angajatul  va investiga cazul.


Toate rapoartele de încalcări cunoscute sau suspectate ale acestui Cod, care implică exactitatea rapoartelor financiare ale societăţii si aspectele conexe, ar trebui sa fie raportate direct Biroului de Audit Intern sau Compartimentului Resurse Umane.

Toate rapoartele de încălcări cunoscute sau suspectate ale reglementarilor legale sau ale acestui Cod vor fi tratate cu discreţie si delicateţe. Conducerea va proteja identitatea fiecărui angajat în măsura în care este posibil, în conformitate cu legislaţia în vigoare şi cu nevoia societăţii de a investiga problema.

Politica societăţii este ca orice angajat care încalcă prevederile acestui Cod fie cercetat disciplinar, putându-se ajunge chiar la desfacerea CIM. Decizia privind fiecare caz va avea la baza faptele si împrejurările fiecarei situaţii în parte. Angajatului care a fost acuzat de încalcarea prevederilor acestui Cod i se va oferi posibilitatea de a prezenta propria sa versiune asupra evenimentelor, înainte de a se lua o decizie privind sancţionarea sa disciplinară.

Daca comportamentul fiecăruia dintre angajaţi, ca reprezentanţi ai societăţii, nu este conform cu legea sau cu prezentul Cod, poate determina consecinţe grave atât pentru angajat cât si pentru societate. (Nerespectarea de către fiecare angajat a prevederilor legale sau ale prezentului Cod, poate determina consecințe grave atât pentru angajat cât şi pentru societate).

Politica față de represalii

Societatea interzice cu strictete orice represalii asupra unui salariat care, de bună credinţă, solicită ajutor sau raportează un act de încălcare cunoscut sau suspectat. Exercitarea oricarui tip de represalii asupra unui salariat pentru ca acesta, de bună credinţă, a solicitat ajutor sau a depus un raport, va fi supusa unei acţiuni disciplinare, care poate duce chiar la încetarea contractului de muncă pentru cei găsiţi vinovaţi.

Derogări

Derogarile de la prevederile prezentului Cod vor fi acordate doar în circumstante exceptionale. Pentru angajatii societăţii, acestea pot fi făcute numai de către administratorul societății. Orice derogare de la acest Cod pentru administrator poate fi făcuta numai de către Consiliul de Administratie. Orice derogări de la prevederile acestui Cod vor fi aduse la cunoştinta Biroului de Audit Intern.

Conflicte de interese

Identificarea potenţialelor conflicte de interese

Conflictul de interese poate apară atunci când interesul personal (privat) al unui angajat interferează, sau pare interfereze, cu interesele societăţii ca un întreg. Angajaţii trebuie evite orice interes privat care influentează capacitatea lor de a acţiona în interesul societăţii sau care face dificilă efectuarea muncii lor în mod obiectiv si eficient.

Identificarea potenţialelor conflicte de interese poate nu fie întotdeauna clară. Iată câteva situaţii care pot reprezenta cazuri de conflicte de interese:

- Beneficii personale necuvenite (nepotrivite). Niciun angajat nu trebuie primească orice fel de beneficii sau favoruri (avantaje) din cauza poziţiei sale în societate.


- Împrumuturi sau alte tranzacţii financiare. Niciun angajat nu trebuie sa obţină împrumuturi sau garanţii pentru obligaţii personale de la, sau intre în orice tranzacţie financiară personală cu, orice societate care este client, furnizor sau concurent al societăţii. Acest Cod nu interzice tranzacţiile cu banci, firme de brokeraj sau alte instituţi financiare.

- Actiunile membrilor de familie. Acţiunile membrilor de familie ai angajaţilor în afara locului de muncă pot de asemenea da naştere la conflicte de interese de tipul celor prezentate mai sus deoarece pot influenţa obiectivitatea angajatului în luarea deciziilor în numele societăţii. În sensul prezentului Cod, membrii de familie includ: sotul/sotia unui angajat, fratii, surorile, parintii si copiii, indiferent dacă aceste relaţii sunt de sânge sau prin adopţie.

Dezvaluirea conflictelor de interese

Societatea cere ca angajaţii săi prezinte orice situaţii care în mod rezonabil ar fi de aşteptat dea naştere unui conflict de interese. Dacă un angajat suspectează ca ar avea un conflict de interese sau se află într-o situaţie pe care alţii ar putea o perceapă ca pe un conflict de interese, acesta trebuie o raporteze şefului său direct sau Compartimentului Resurse Umane. Şeful, împreună cu Compartimentul Resurse Umane vor discuta cu angajatul pentru a determina dacă există un conflict de interese şi dacă da, cum ar fi cel mai bine îl abordeze. Deşi conflictele de interese nu sunt automat interzise, acestea nu sunt de dorit ş i

se pot face derogări în asemenea cazuri numai în condiţiile descrise mai sus la capitolul derogări”

Înregistrările (evidenţele) societăţii

Înregistrările exacte şi de încredere sunt cruciale pentru afacerile noastre. Înregistrările (evidenţele) noastre stau la baza declaraţiilor noastre de venituri, a rapoartelor financiare şi ne orientează în luarea deciziilor şi în planificarea strategică. Înregistrările societăţii includ: salarizare, e- mail- uri, date financiare şi contabile, fişe de evaluare a performanţei, fişiere electronice de date şi toate celelalte evidenţe menţinute în cursul normal al afacerii noastre, inclusiv cele pe linie de producţie sau comerciale.

Toate evidenţele societăţii trebuie fie complete, corecte şi de încredere sub toate aspectele semnificative.

Fonduri, plăţi sau încasări ascunse sau neînregistrate nu sunt compatibile cu practicile noastre de afaceri şi sunt interzise. Angajaţii noştri sunt responsabili pentru înţelegerea şi conformarea cu politica noastră în ceea ce priveşte păstrarea înregistrărilor. Fiecare salariat trebuie să-şi întrebe şeful direct dacă are unele neclarităţi în acest sens.

Acurateţea rapoartelor financiare şi a altor comunicări publice

Atât legislaţia în vigoare cât si politicile noastre prevăd comunicarea de date corecte si complete referitoare la afacerile societăţii, la situatia financiară şi la rezultatele operaţiunilor. Raportările incorecte, incomplete sau inoportune (premature) nu vor fi tolerate deoarece pot produce daune societăţii şi pot conduce la răspundere juridică.

Administratorul şi directorul economic precum si alţi salariaţi care lucrează la Compartimentul Contabilitate au o răspundere deosebită în a se asigura toate declaraţiile noastre financiare sunt complete, conform reglementărilor în vigoare, corecte, la termen si inteligibile. Aceşti angajaţi trebuie înteleagă şi respecte cu stricteţe principiile contabile general acceptate şi toate standardele, legile şi reglementările privind contabilitatea si raportările financiare ale tranzacţiilor, estimări şi prognoze.


Respectarea legilor si regulamentelor

Fiecare angajat are obligaţia de a respecta toate legile, regulile si regulamentele aplicabile operaţiunilor societăţii. Acestea includ, fără limitare, legile privind mita si comisioanele ilegale, drepturile de autor, mărcile şi secretele comerciale, confidenţialitatea informaţiilor, contribuţiile politice ilegale, interdicţiile antitrust, practicile anticorupţie, acordarea sau primirea de gratuităţi, riscurile de mediu, discriminarea sau hărţuirea la locul de muncă, sănătatea şi securitatea ocupaţională, informaţiile financiare false sau care induc în eroare (eronate) sau utilizarea abuzivă a activelor corporative. Fiecare angajat trebuie înteleagă şi respecte toate legile, regulile si regulamentele aplicabile postului pe care îl ocupă. În cazul în care există dubii cu privire la legalitatea unei acţiuni (activităţi), fiecare salariat trebuie solicite sfatul şefului său direct sau al Compartimentului Resurse Umane.

Obligaţii ale salariaţilor pe linia conduitei şi eticii

Fiecare angajat are cel puţin următoarele obligaţii pe linia conduitei şi eticii:

a) obligaţia de a menţine şi întări încrederea societăţii faţă de persoana sa;

b) obligaţia de a respecta şi promova, în toate împrejurările, imaginea şi prestigiul firmei URBAN-LOCATO S.R.L..;

c) obligaţia de fidelitate, loialitate si confidenţialitate faţă de societate în executarea atribuţiilor de serviciu atât în interiorul cât şi în afara societăţii, atât în timpul programului de lucru, cât şi în afara acestuia. Această obligaţie de fidelitate include, dar fără a se limita la acestea, cel puţin urmatoarele:

1. obligaţia de a aduce la cunoştinţa societăţii orice greşeală sau incalcare a oricarei norme aplicabile in societate savârsite de catre propria persoana;

2. obligaţia de a aduce la cunoştinţa societăţii orice greşeală sau încălcare a oricărei norme aplicabile în societate savârşite de către colegi sau orice salariat al societăţii;

3. obligaţia de a nu lucra cu alte societăţi concurente cu URBAN-LOCATO S.R.L.;

4. obligaţia de a nu urmări şi de a nu realiza venituri ascunse pentru sine sau pentru alţii în timpul programului de lucru şi în interiorul societăţii;

5. obligaţia de a păstra informaţiile confidenţiale ş i secretele comerciale pe durata angajarii î n cadrul societăţii;

6. obligaţia de a păstra informaţiile confidenţiale şi secretele comerciale după incetarea raporturilor de muncă cu compania.

d) obligaţia de a promova în activitatea sa un spirit de disciplină şi corectitudine, solicitudine, respect şi promptitudine în relaţiile cu clienţii, imprimând acestor relaţii un caracter de prioritate şi respingând cu fermitate angajarea societăţii în acţiuni de concurenţă neloială sau care contravin eticii profesionale.

e) obligaţia de a nu pretinde şi de a nu primi de la colegii de muncă, de la subalterni, superiori sau persoane străine avantaje materiale pentru exercitarea atribuţiilor sale de serviciu sau favorizarea rezolvării unor servicii care nu au legătură cu atribuţiile de serviciu;

f) obligaţia de a avea o conduită corespunzătoare în raport cu colegii şi conducerea societăţii;

g, obligaţia de a folosi materialele şi dotarea unităţii numai pentru activităţi legate de obiectul muncii sau de activitatea de salariat;


h) obligaţia de a nu "favoriza" clienţii şi/sau furnizorii în raporturile comerciale ale societăţii cu aceştia. Enumerarea obligaţiilor din paragraful precedent nu are un caracter limitativ, acestea completându- se

de la sine cu orice alte obligaţii decurgând din prezentul cod de conduită şi etică, precum şi din orice alte reglementări aplicabile societăţii pe aceste direcţii.

Confidențialitate

Toate notificările, rapoartele și informațiile primite prin această procedură vor fi tratate în mod confidențial. Se va face orice efort rezonabil de a trata problema cu discreție și protejând identitatea celui care raportează dar și a celor investigați. Totusi, dacă este necesară o analiza detaliată ori conformarea cu o cerință legală, pot fi implicați terțe părți avocați, experți financiari sau alți specialiști.

Deasemeni, dacă devine clar este vorba de o încălcare a legii, vor fi notificate autoritățile corespunzătoare.

Concluzie

S.C. URBAN-LOCATO S.R.L. a adoptat această procedură ca parte a eforturilor noastre de a asigura conformarea cu cerințele legale aplicabile și cu politica de etică în afaceri. Scopul acestei proceduri este de a încuraja salariații raporteze, într-o manieră lipsită de risc și de represalii, încălcări ale eticii sau legii. Codul de conduită și etică în afaceri cere ca directorii, alte persoane cu funcții de conducere și salariații, mențină în cursul activității lor pentru societate, standarde etice înalte. Codul cere de asemeni, cooperare în sprijinul punerii în aplicare sau menținerii acestor standarde.

Acest Cod de Conduita si Etica conţine liniile directoare generale pentru desfăşurarea afacerilor societăţii în concordanţă cu cele mai înalte standarde de etică în afaceri. În cazul în care un angajat are nelămuriri în legatura cu aceste linii directoare, acesta este rugat ceară explicaţii suplimentare de la administratorul societății.

Toţi angajaţii societăţii sunt obligaţi adere la aceste standarde.